مقدمه :
بدون شک یکی از سازمانها و اداراتی که مکانیزاسیون و اتوماسیون آن و به عبارت بهتر قانونمند شدن آن بدون شک موجب افزایش رضایت شهروندان و ارباب رجوع خواهد بود، شهرداری هر شهر است. فرایند اتوماسیون و نظام بخشی در شهرداری سبب می شود ضمن آنکه انجام کار ارباب رجوع از سرعت مناسب برخوردار گردد، عدالت اجتماعی نیز در حق مراجعان اعمال شده و از مفاسد احتمالی نیز اجتناب خواهد شد.
یکی از موسساتی که می توان ارزش بهره گیری از دانش IT در آن و ایجاد تحولات شگرف ناشی از آنرا به وضوح مشاهده نمود ، شهرداری ها خواهند بود. چون به دلائل متعدد تاریخی و ساختاری، در دهه های گذشته شهرداریها از اوضاع و احوال چندان ساختار یافته و منظمی برخوردار نبوده و از یک مجموعه قواعد و قوانین مدون و منسجم ملی پیروی نمی نموده است و در شرایط مساوی تصمیمات و احکام متنوعی صادر شده است. لذا نظام بخشی این مجموعه همواره نتایجی مشخص خواهد داشت.
از این موضوع که بگذریم باید اذعان نمود که مکانیزاسیون کامل این مجموعه شامل بخشهای مختلفی بوده که از دیدگاه خاص نویسنده و به شرح ذیل ارائه می گردد.
سیستمهای لازم برای شهرداری الکترونیک :
بمنظور دستیابی به یک شهرداری الکترونیک لازم است حداقل چند سیستم مشخص در یک شهرداری راه اندازی شود تا بتوان ادعا نمود که شهردای به سوی مکانیزه شدن پیش رفته است. بدون شک ادعای شهرداری الکترونیک و شهر الکترونیک بدون این پیش سیستمها نمی تواند تحقق یابد و ادعای دستیابی به آن ادعائی واهی خواهد بود. این سیستمها می توانند شامل موارد ذیل باشند :
پورتال شهرداری : جنگ لفظی آنکه چه چیز پورتال هست و چه چیز پورتال نیست بماند، اما هر شهرداری نیاز به درگاهی بر بستر وب دارد تا شهروندان بتوانند از طریق آن ، بدون نیاز به حضور فیزیکی درخواستهای خود را به شهرداری ارائه نموده، ضمن امکان پرداخت الکترونیک، ارائه اسناد و مدارک لازم از راه دور، تایید و امضاء دیجیتال درخواستها، نیازهای کاری خود را مرتفع نمایند. اضافه بر آنچه برشمرده شده می توان به موضوع تعامل استاندارد و پویای دو یا چند جانبه با سایر سیستمهائی که در بخشهای مختلف و متنوع شهرداری فعال می گردند را نیز نام برد. بنابراین پورتال باید قابلیت های متعددی داشته باشد. این سامانه قطعا باید دارای امنیت بالا بوده و بر بستر وب و کاربری موبایل استوار باشد و با توجه به سیاست کلی نظام اسلامی، باید از منابع Open Source استفاده شود.
اتوماسیون اداری ( Paper Less ) :
این سامانه امروز در کشور ما کاملا شناخته شده بوده و عملکردهای آن بر کسی پوشیده نیست. انواع مختلف با قیمتهای مختلف در کشور با بهره گیری از منابع بومی و غیر بومی ، بر روی بسترهای مختلف وب و غیر وب ، با استفاده از منابع Open Source و غیر " ماخذ آزاد " تهیه شده است. در این سامانه نیز بهره گیری از امکانات تعامل استاندارد با سایر سیستمها اصل محسوب می گردد.
اتوماسیون مالی و درآمدها :
این سامانه نیز یک سیستم شناخته شده و بنیادین در هر شهرداری محسوب می گردد. مشکل اصلی بر سر راه بهره گیری از این سیستم در شهرداریهای کشور، ایجاد حس اعتماد به سیستم است. چون سیستمهای جدید برای ایجاد این حس در کاربران ناتوان بوده اند، بسیاری از شهرداریهای کشور همچنان پایبند بعضی نرم افزارهای تحت DOS که سالها قبل تهیه شده، می باشند و به هر دلیل به سوی سیستمهای جدید تحت ویندوز و یا تحت وب هیچگونه حرکتی نداشته اند. راضی نمودن این مجموعه از کاربران به تغییر از یک سو، و ایجاد حس اعتماد صحت و دقت عملکرد سیستم های جدید و بویژه سهولت کار با نرم افزارهای جدید، از سوی دیگر، مشکلاتی هستند که در پیش روی ارائه کنندگان اینگونه سیستمها خواهد بود. در این سامانه نیز بهره گیری از امکانات تعامل استاندارد با سایر سیستمها یک ضرورت محسوب می گردد.
اتوماسیون شهرسازی و نوسازی :
سه سیستم اتوماسیون مالی و درآمد، اتوماسیون اداری و پورتال تنها بخشهای عمومی هر سازمان و اداره ای در کشور را شکل می دهند. حال آنکه هر شهرداری با داشتن این مجموعه ها، یک سازمان مکانیزه قلمداد نخواهد شد. از دیدگاه عامیانه ، سیستم و سامانه اصلی در شهرداری را می توان سامانه شهرسازی و نوسازی قلمداد نمود. البته شهرداری به طبع حوزه وسیع فعالیت خود سیستمهای متعدد دیگری نیز نیاز داشته که از حوصله این مقاله خارج بوده و حساسیت عملکردی و نمود اداری آنها نیز چندان قابل توجه نمی باشند ، درنتیجه از آنها بدون ذکر نام عبور می کنیم تا در جائی دیگر آنها را مطرح نمائیم.
سه سامانه فوق الذکر از استانداردهای نسبتا عمومی و مشابه در تمام سازمانها پیروی می کنند. بنابر این هم تعداد تولید کنندگان آن بیشتر بوده و هم تنوع محصول بسیاری وجود دارد. به این ترتیب مشتری می تواند با فراغ بال و توجه به منابع مالی در اختیار، امکان انتخاب داشته و محصول مورد نظر خود را تامین نماید.
حال آنکه اتوماسیون شهرسازی و نوسازی، سیستمی تخصصی، بی قاعده، متنوع در هر شهر، بعضا سلیقه ای ، گسترده، پیچیده، بحث برانگیز و ... می باشد.
این سامانه به طور معمول برای راه اندازی و اجرائی شدن به 3 فرایند دیگر وابسته است :
 ممیزی املاک و معابر سطح شهر بمنظور اطلاع از وضعیت کنونی شهر
 تهیه نقشه های هوائی ، عکسهای ماهواره ای و GIS Ready نمودن آنها به همراه تهیه لایه ها شهرسازی مختلف مانند لایه های املاک، ساختمانها، معابر ، اصناف شهر و غیره
 ساماندهی بایگانی های مختلف شهر ، دیجیتال نمودن تمام اسناد مربوط به هر ملک و شناسائی و طبقه بندی آنها
هر کدام از 3 فرایند فوق، خود ورطه ای است که حضور بی برنامه در آنها ضمن تحلیل بردن زمان و منابع مالی، می تواند سبب شود تا نظام سنتی موجود در شهرداری نیز بر هم خورده و افراد سودجوی بسیاری از این نابسامانی سود ببرند. هر کدام از این فرایندها را می توان به اختصار چنین شرح داد.
ممیزی املاک و معابر سطح شهر :
هدف از انجام این فرایند کسب اطلاعات از وضعیت کنونی ساخت و سازها و معابر سطح شهر است. در قانون نوسازی و عمران شهری مصوب 07/09/1347 پیش بینی شده که هر 5 سال یکبار شهرداری اقدام به ممیزی سطح شهر نماید. وجود همین قانون نشان دهنده آنست که قانون گذار می دانسته است که سیستم مدیریت و نظارت شهرداری قادر نیست تا وضعیت ساخت و ساز سطح شهر را کنترل نماید و لازم است تا در بازه های زمانی مشخصی اقدام به شناسائی وضعیت واقعی شهر نمود.
کسب اطلاعات از سطح شهر حداقل شامل موارد ذیل می گردد:
 شناسائی معابر شهر
 شناسائی املاک سطح شهر
 شناسائی اصناف فعال
پارامترهای قابل برداشت، روش صحیح برداشت، بهره گیری از فرمها و فرمتهای استاندارد برداشت، اطلاع از کدینگ صحیح، طبقه بندی اهمیت اطلاعات برداشتی، درستی سنجی برداشتها، دقت ورود اطلاعات به سیستم، دقت ترسیم کروکی ها و مانند آن همه از مواردی هستند که در به نتیجه رسیدن ممیزی یک شهرنقش کلیدی دارند.
عملیات ممیزی و داده آمائی سطح شهر تماما" وابسته به نیروی انسانی می باشد. به این ترتیب با اطلاع از ضعف مدیریت عمومی در چگونگی اداره نیروی انسانی و مشکلات مرتبط با فرهنگ کار ، گذر از این مرحله و حصول نتیخه قابل قبول امری شبیه معجزه می باشد.
تهیه نقشه های GIS Ready از املاک و معابر سطح شهر :
بر اساس کروکی برداشت شده توسط نیرو های ممیزی و ترکیب آن با نقشه های هوائی و ماهواره های و ترکیب طرح تفضیلی ريا، طرح هادی و غیره اقدام به تهیه نقشه سطح شهر می گردد. تمام نواقص ناشی از برداشتهای میدانی غلط، سبب می شود تا در زمان ترسیم نتوان انسجام و منطق لازم در ترسیم را ایجاد نمود، در نتیجه برداشت مجدد و اصلاح برداشتها ضرورت پیدا می کند.
با فرض صحت برداشتها ، یا اصلاح خطای برداشتها، گام بعدی ترسیم صحیح است. ترسیم صحیح بمعنی رعایت اصول ، استانداردها، قواعد و قوانین ویژه ای است که باید حین ترسیم مراعات نمود تا بتوان علاوه بر دستیابی به یک نقشه کامل، لایه های مختلف مورد نیاز نیز با قابلیت اتصال به بانک اطلاعات آماده گردند. حداقل این لایه ها شامل لایه های عرصه، اعیان، معابر و صنوف می باشند. عدم رعایت این اصول توسط نیروی انسانی به معنی نقص سیستم و به نتیجه نرسیدن آن خواهد بود
ساماندهی بایگانی :
مرحله سوم ساماندهی بایگانی اسناد و مدارک در بایگانیهای مختلف شهرداری می باشد. بسیاری از شهرداری های شهرهای کشور بجای یک پرونده بایگانی از هر ملک، دارای پرونده های مختلفی در قسمتها و کمیسیونهای مختلف هستند. همچنین در بایگانهای هر شهر، روش بایگانی و نگهداری پرونده ها متفاوت بوده و بر اساس محله، بر اساس نام و نام خانوادگی، بر اساس تاریخ تشکیل و مانند آن مرتب شده است. تازه کار به همین جا ختم نمی شود بلکه روشهای بایگانی در سالهای مختلف و بایگانی های مختلف نیر تغییر نموده است و یک دوره بر اساس تاریخ تشکیل طبقه بندی شده و دوره ای دیگر بر اساس نام و نام خانوادگی ساماندهی شده است
پس لازم است این پرونده های بایگانی ها تماما جمع آوری و ادغام شده، کدگذاری شده ، شناسائی شده، خلاصه برداری گردیده، اسکن و بوک مارک شده و مجددا بر اساس ترتیب خاص جدید بایگانی گردند.
اتوماسیون شهرسازی و نوسازی :
با اجرای صحیح و کامل و مرتبط هر 3 فرایند فوق و درج اطلاعات حاصل از اجرای هر کدام از آنها بر اساس نیازی که نرم افزار انتخاب شده مطرح می نماید سیستم نرم افزاری اتوماسیون شهر سازی و نوسازی راه اندازی می گردد و آنگاه می توان مشاهده نمود که یک شهروند ضمن مراجعه به شهرداری می تواند تمام گواهی ها و پروانه های مختلف مورد نیاز خود را بدون نیاز به هر نوع جابجائی کاغذی، بدون نیاز به اتلاف وقت فراوان در اتاقهای مختلف، با شرایط تقریبا مساوی با سایر مراجعان، بصورت کاملا مکانیزه دریافت مدارک ، نوبت دهی و بازدید می شود، کلیه محاسبات توسط سیستم انجام می شود، تکمیل پرونده می شود و گواهی لازم برای وی صادر می گردد، و ارباب رجوع حتی قادر خواهد بود وضعیت پرونده خود را از طریق اینترنت نیز دنبال نموده و مراحل کار را پیگیری نماید.
فاصله "خالی بندی" تا "حقیقت" :
اگر توضیحات فوق توانسته باشند بخوبی منعکس کننده نظرات نویسنده باشند، باید بتوان فرق بین مفاهیم زیر را بخوبی تشخیص داد (هرچند خوانندگان این مقاله اینترنتی قطعا از شعور بسیار بالائی برخوردار می باشند) مفاهیم مورد نظر شامل :
 شهر الکترونیک
 شهرداری الکترونیک
 اطلاعات مکان محور (SDI)
 اتوماسیون شهرسازی و نوسازی
می باشند. حال این شرایط را در یک شهر نمونه در نظر بگیرید:
 شهرداری تنها در یک منطقه از چند منطقه شهر اقدام به نصب ناقص سامانه اتوماسیون شهرسازی و نوسازی نموده باشد
 کار ممیزی شهر بصورت ناقص و بدون حصول نتیجه مورد قبول و ضمن گذشت زمان چند ساله صورت گرفته باشد و ممیزی بقیه نیز مربوط به حدود 15 سال قبل باشد
 نقشه های GIS بصورت ناقص تهیه شده یا در دست تهیه شده باشند آن هم از بخشی از شهر و با تناقض های فراوان
 ساماندهی نیمی از بایگانی یک منطقه بدون درستی سنجی ، و مابقی آن در حال انجام توسط یک شرکت با اولین سابقه کاری در حال انجام باشد
 اتوماسیون اداری فعال نداشته باشد
 اتوماسیون مالی و درآمدی فعال نداشته باشد
 پورتال نداشته باشد
در این شرایط یا شرایط نزدیک به آن، کدام عبارت را می توان به این شهر اطلاق نمود :
 شهر الکترونیک
 شهرداری الکترونیک
 اتوماسیون شهرسازی و نوسازی
 یا "شهردار خالی بند"
نتیجه گیری :
 بدون شک تمام فرایندهای توصیف شده فوق جزء آرزوها و آمال هر شهروندی است که در یک شهر زندگی می کند و به حقوق شهروندی خویش یعنی برخورداری از سازمانها و سیستمهای سالم آشنا است.
 بدون شک هر شهروندی زمان مراجعه به یک سازمان یا شهرداری متوجه خواهد شد که امور کاری وی با چه دقت ، سرعت و کیفیتی صورت می گیرد و می تواند تشخیص دهد که زحمات "کشیده شده" و "گفته شده" تا چه حد با هم سنخیت دارند
 بدون شک دیر یا زود همه هزینه ها و بودجه های صرف شده و صرف نشده ، درستی برنامه های اجرا شده و شکست خورده، حسن مدیریت و یا سوء مدیریت، بر اهل فن و به مرور بر همه شهروندان آشکار شده و به قضاوت گذاشته خواهد شد
 تاریخ هر شهر پر است از چهره افرادی که عاقلانه و صادقانه کار نموده اند و آثار و برکات خوبی از خود بر جای گذاشته اند و همچنین چهره های سیاهی که مطامع شخصی، گروهی، قومی خود را دنبال کرده و جز سیاهی و بدنامی از خود به یادگار نگذاشته اند.
 اعضای محترم شورای شهر که منتخبین مردم هستند می توانند بین آنچه انجام شده و نتیجه بخش بوده، و آنچه صرفا اشتباهات فاحش و هزینه های سرسام آور قلمداد می شوند، تفاوت قائل شده و بدون شک می توانند شهردار منصوب یا حتی محبوب خود را در مرزهای موفق تشویق و در محدوده های ناموفق کنترل نمایند. هیچ دلیل ندارد مدیری که بخشهای بسیاری را به خوبی مدیریت نموده برکنار نمود. بلکه می توان ضمن اعمال نظارت بر فرایندهای مختلف و متنوعی که در یک مجموعه بزرگ صورت می گیرد، ضمن بررسی صحت و سقم ادعاهای صورت گرفته، بصورت علنی و غیر علنی، با بهره گیری از نظرات کارشناسان مختلف سطح شهر، برای بخشهای ناموفق و مشکلات آشکاری که وجود دارد مستقیما وارد صحنه شده ، تصمیم گیری نمود و در نتیجه وظایف و تعهدات خود را در قبال مردمی که ایشان را انتخاب نموده اند، اجرا کرد ، مانند موردی که اخیرا در مورد عملکرد فاوا شنیده شد و در صورت اجرائی شدن می تواند سبب گردد روال انجام کار از ساختار فرمایشی و سفارشی خارج شده و شکل منطقی تری بخود بگیرد تا هم برای حسن شهرت اعضای شورای شهر و هم برای خزانه تهی شهرداری بسیار مثمر ثمر گردد.
 زمستان می رود و روسیاهی به ذغال می ماند.

• نویسنده : یزد فردا
• منبع خبر : خبرگزاری فردا